Si hay algo que no soportan los participantes a un evento es que éste sea aburrido, tedioso y denso: insoportable en suma. Por ello, en muchas acciones no se alcanzan los objetivos previstos y como consecuencia de ello, el retorno de la inversión acaba siendo nulo.
Afortunadamente esto está cambiando. De hecho, los formatos van cambiando, intervienen ponentes externos, la estructura cambia hacia mesas redondas, se comunica no solo a través de la palabra, hay pequeñas performances…pero aún son muchas las compañías que siguen realizando los mismos planteamientos, la misma forma de diseñarlos.
Piensan que así se han hecho toda la vida y que las convenciones son una cosa muy seria en la que no debe haber espacio ni para el entretenimiento, el humor o la diversión durante las charlas, ponencias o “chapas” relativas a la marcha de la compañía, la estrategia, el plan comercial etcétera, lo que se traduce en jornadas maratonianas en las que cada directivo, al cual le han preparado y corregido un power point, lleno de cifras y letras, suele pasarse siempre del tiempo que le han asignado con los consiguientes retrasos y cabreos por parte de los asistentes y resto de la cúpula.
Si os fijáis, y no estáis ubicados en las primeras filas, observareis que la capacidad de atención de la audiencia a los cinco o diez minutos (si el ponente no es un comunicador nato) va disminuyendo y el personal comienza a jugar con el móvil, la tablet, comienza a hacer garabatos en un papel, mira a las musarañas o se le va el santo al cielo. Total, si luego ya enviarán memorándum, circular o comunicado.
La razón de que ocurra esto no es otra que el aburrimiento. ¿Qué motiva ese aburrimiento?
Son varias las razones, pero a mi juicio, os dejo unas cuantas. Y aclaro dos cosas: Cada vez se da menos, pero se da, y me estoy refiriendo exclusivamente a aquellas empresas que son inmovilistas, o que creen que cuando se trabaja no hay espacio para la diversión.
En esta situación, los responsables internos de la empresa que organizan el evento están más interesados en “no meter la pata”, no arriesgar y en satisfacer a sus superiores que en diseñar una convención que consiga mantener el interés de la audiencia. Lo sorprendente del asunto, es que muchas veces los mismo jefes estarían encantados de dar un giro, pero los organizadores piensan (no consultan ni sugieren) que con lo serios que son, cualquier novedad o guiño al humor está fuera de lugar. Hay que ser políticamente correctos y dar una imagen sería. (Ya se sabe que los directivos no deben sonreír y deben tener siempre cara de preocupación…) Es decir, se dan por hecho cosas que a lo mejor no son.
Otra de las razones es el egoísmo de los directivos que a su vez preparan sus charlas o ponencias para que la escuche el Director General y no los empleados, mostrando “sus logros” pero no haciendo partícipes al resto. Pasado de vueltas y de tiempo. Mensaje unidireccional, mensaje unipersonal
Una convención es una oportunidad única no sólo para comunicar lo que la empresa ha hecho y quiere hacer sino también para recibir feed back, opiniones, sugerencias de todos los asistentes, una oportunidad de conocerse mejor, pero a menudo se ponen barreras. No se permite la interacción y los ruegos y preguntas están en exceso controlados.
Cinco, seis, ocho horas o dos días de lo mismo. Peroratas interminables, mensaje plano, y más de lo mismo agotan a cualquiera. Es como aquellas clases en las que los profesores se limitaban a pronunciar la lección y tú esperabas como agua de mayo a que sonase el timbre liberador, sabiendo que no habías aprendido ni memorizado nada.
Una convención es una cosa muy seria, pero no debe ser aburrida en ningún caso. Así que aquí dejo una serie de sugerencias.
Atreverse: es el primer paso. Así de simple.
Conocer: Tener en cuenta a la audiencia. Pactar y convencer a los directivos de que se involucren en el cambio.
Gestionar: gestionar el tiempo de cada intervención a un máximo de 20-30 minutos, y pequeños espacios de tiempo para “desengrasar” utilizando para ello recursos como el humor, la música, audiovisuales, artistas, etcétera
Comunicar: No solo con palabra y power point. No ofrecer solo una retahíla de números o acciones, comunicar ideas, conceptos y que éstos sean claros. Ensayar y preparar.
Interactuar: Hacer partícipes a todos los asistentes, mediante sistemas de votación electrónica, concursos, debates etcétera.
Divertirse: Cuando nos divertimos, somos capaces de aprender más rápido y de captar mejor los mensajes. Incluso cuando los resultados no acompañan y las noticias no son buenas, no es necesario ser todavía más pesimistas. Procurar ilusionar.
A veces el planteamiento lo puede cambiar todo.
Fernando López Fernández
